Ottimizzare il turnover dei tavoli per aumentare il profitto

Aumentare il tasso di rotazione dei tavoli è una delle strategie migliori per incrementare la redditività del tuo ristorante. Ma come farlo senza compromettere l'esperienza dei clienti? Ecco le tecniche migliori

Ogni buon ristoratore lo sa: il tempo è denaro. Soprattutto se il tempo è quello che passano i clienti temporeggiando seduti ai tavoli del tuo bar o ristorante mentre, impazienti, i nuovi clienti attendono di essere serviti. In questi casi, il ristoratore impreparato si trova davanti a un vero dilemma: invitare i commensali a liberare il posto o lasciare che questi si accorgano da soli che è il caso di "levare le tende"?

Da un lato, quella di liberare il tavolo il più in fretta possibile, in modo da poter servire il cliente successivo, è un'esigenza da assecondare, in quanto una più veloce turnazione dei tavoli si traduce in un aumento di profitto. D'altra parte, però, mettere pressione al cliente in modo che liberi il posto potrebbe compromettere la sua esperienza presso il nostro locale, impedirne un successivo ritorno o, peggio ancora, macchiare la reputazione online del nostro locale con una pessima recensione.

Prima di effettuare qualsiasi azione in questo senso, e quindi impiegare risorse preziose nella gestione dell'annoso problema della rotazione dei coperti, prova a porti la seguente domanda: qual'è il mio obiettivo di turnover? Infatti, il tasso di turnover dei tavoli, ovvero la quantità di ospiti che siamo in grado di servire in un determinato lasso di tempo, può cambiare in base alla tipologia del tuo ristorante o del servizio offerto. Per fare un esempio, un locale elegante, di fascia di prezzo alta, dovrà curare maggiormente l'esperienza del cliente, e rinunciare ad avere un turnover che è invece auspicabile nel caso di ristoranti più informali.

Qual è il tuo obiettivo di turnover?

La maggior parte dei ristoranti puntano ad avere tre turni per la cena. Si tratta di un obiettivo ambizioso, in quanto, considerando un'ora e mezza per ciascun turno, si deve immaginare, nelle 4 ore e mezza di servizio, un turno alle 19:00, uno intorno alle 20:30 e uno circa alle 22:00. È più verosimile, nella maggior parte dei casi, immaginare due turni.

Per stabilire l'obiettivo di turnover, può essere utile prendersi del tempo per misurare la durata media di rotazione dei tavoli, ovvero il tempo che un cliente trascorre mediamente nel nostro ristorante, e stabilire, in questo modo, quanti turni possiamo ragionevolmente pensare di ottenere per ciascun servizio. Ci sono una serie di fattori che influiscono sulla durata media di permanenza al tavolo dei tuoi clienti: durante il pranzo, quando tutti sono più impegnati, sicuramente la permanenza sarà più breve, mentre si allungherà in orario serale; o ancora: in una pizzeria il turnover saranno mediamente più rapidi rispetto a quelli di un ristorante nel quale di solito i clienti ordinano più portate.

I motivi per i quali la permanenza nel tuo locale può essere più o meno lunga sono davvero tanti. Prenditi tempo per esaminare al meglio il contesto e la tipologia dei tuoi clienti abituali. Solo in seguito, analizza le criticità e ciò che impedisce alla tua realtà commerciale di raggiungere gli obiettivi desiderati.

Come migliorare il tasso di turnazione?

Ora che abbiamo visto come farsi delle aspettative ragionevoli sul tasso di turnazione ottimale per il proprio ristorante, è arrivato il momento di vedere insieme qualche tecnica efficace per migliorare il tasso di turnover. Le aree sulle quali possiamo intervenire sono: strumenti in dotazione al personale, formazione del personale, gestione dei turni di lavoro e disposizione dei locali.

Utilizzo di software per la gestione delle prenotazioni

Attraverso l'utilizzo di un software per la gestione delle prenotazioni, di quelli che permettono la prenotazione in base a dei turni preconfigurati, è possibile indicare in modo esplicito ai clienti quali sono gli "slot" disponibili per la cena, e dare loro un'indicazione rispetto alla durata di ciascun turno. In questo modo, sarà molto più facile organizzare i turni del tavolo, evitando permanenze che si accavallano su due turni.

Corretta gestione dei turni di lavoro

Assegnare la giusta quantità di personale a ogni turno di lavoro è fondamentale. Il personale di sala e di cucina, infatti, deve essere sempre in numero adeguato al numero di coperti del tavolo e all'affluenza prevista.

Formazione del personale

Attraverso un'adeguata preparazione del personale di sala, è possibile davvero fare la differenza. In generale bisogna ridurre qualsiasi tempo di attesa: il personale deve essere rapido ed efficiente nel far accomodare i clienti, nel prendere gli ordini e intervenire con rapidità al sorgere di nuove richieste. I camerieri, inoltre, deve sgomberare e pulire il tavolo non appena possibile, in modo da evitare tempi morti tra un servizio e l'altro.

Un altro aspetto sul quale il personale deve essere adeguatamente istruito è la massimizzazione dei coperti in base al numero di tavoli disponibili. Per ottimizzare la capienza del locale, soprattutto nei periodi di grande affluenza, è necessario collocare sempre i gruppi di persone in base all'effettivo numero di coperti del tavolo, in modo da evitare posti vuoti.

Strumenti digitali per la gestione degli ordini e dei pagamenti

Attraverso l'utilizzo di strumenti digitali per la gestione degli ordini e dei pagamenti è possibile ridurre i tempi di attesa. Attraverso menù accessibili attraverso QR code, o tablet per l'invio automatico degli ordini, i tuoi clienti potranno sfogliare il menù in autonomia; mentre grazie a sistemi di pagamento digitale portatili (POS cordless) riuscirai ad accorciare, anche di molto, i tempi di attesa nella fase di pagamento.

Incoraggiare il turnover con gentilezza

A nessuno piace interrompere bruscamente un momento di svago e relax. Quando hai bisogno che i tuoi clienti liberino il tavolo, ricordati soprattutto che i tuoi clienti stanno passando una piacevole serata in compagnia e che la loro esperienza nel tuo locale può dirsi conclusa prima che abbiano varcato la porta di uscita. Tuttavia, attraverso una serie di inviti poco espliciti si puoi incoraggiare i clienti a concludere la permanenza al tavolo senza risultare scortese. Ad esempio, si può chiedere con cortesia se la cena è conclusa o gli ospiti desiderano altro, come dolce o caffè. Discrezione è la parola chiave: anche una la semplice rimozione dei piatti vuoti, talvolta, può accelerare il turnover.

Menù più snello

Una gran varietà di piatti nel menù non rende più facile la scelta al cliente. Al contrario, lo manda in confusione e aumenta la sua indecisione. Grazie al menù più snello è possibile agevolare la scelta del cliente e ottimizzare il lavoro della cucina, che dovrà occuparsi di un numero minore di preparazioni. Un menù ridotto, inoltre, consente di proporre sempre nuovi piatti, da selezionare in base agli ingredienti stagionali, in modo da incentivare il cliente a tornare.

Disposizione della sala

Anche la disposizione della sala rispetto alla cucina fa la differenza. La planimetria del tuo locale deve essere progettata in modo accurato, in modo che il percorso dalla cucina ai tavoli non sia eccessivamente complesso o tortuoso.

Gestione degli imprevisti

Nessuna strategia è una buona strategia se non prevede una gestione degli imprevisti. Nel caso in cui dei clienti si presentino in anticipo rispetto all'orario di prenotazione, se il tavolo assegnato non è ancora libero, puoi prevedere nel tuo locale un'area bar dove farli accomodare e offrire loro qualcosa. L'area bar può essere utile anche nel caso in cui un cliente desideri trattenersi più del previsto alla fine del pasto.

Ottimizzare il lavoro in cucina

Per migliorare il rendimento del proprio locale, oltre a una corretta gestione del lavoro in sala, è necessario ottimizzare il lavoro in cucina, in modo che le comande possano essere evase velocemente.

Oggi, con la giusta attrezzatura per la ristorazione, è possibile produrre l'intera linea (praticamente il contenuto del menù) in un momento diverso dal servizio, velocizzando l'uscita delle portate e, quindi, la turnazione dei tavoli.

Attraverso l'utilizzo di attrezzature per la cottura sottovuoto - come forni combinati, forni a cottura accelerata e campane sottovuoto professionali - è possibile cucinare in anticipo le preparazioni e occuparsi durante il servizio della sola rigenerazione, in modo da snellire le operazioni in cucina.

Inoltre, attraverso abbattitori multifunzione, armadi frigo e tavoli frigo, è possibile conservare le proprie preparazioni in modo efficiente e ottimizzare i tempi di lievitazione dei panificati.

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